Contexto inicial:

¿Qué es un congreso?
Un congreso es un evento académico o profesional en el que expertos, investigadores y profesionales se reúnen para discutir temas específicos de una disciplina. Normalmente, se desarrollan a lo largo de varios días y combinan actividades como conferencias magistrales, ponencias, mesas redondas, talleres y presentaciones de investigaciones. El objetivo principal es intercambiar ideas, compartir avances y establecer conexiones en la comunidad.

Desafío:
Este era el primer año que el cliente organizaba el congreso como cabeza del CIMEJ, y buscaba que el evento reflejara renovación en un sector que tiende a ser conservador, como la ingeniería. Querían que el congreso destacara por su enfoque en juventud e innovación, dejando una marca en los asistentes. Además del desafío de organizar un evento exitoso, era esencial lograr una alta participación, especialmente de los afiliados al colegio. Para ello, se necesitaba una estrategia de marketing eficaz.

Solución implementada:

Estrategia de marketing:
Desarrollamos una campaña de marketing digital integral que abarcó desde la creación de la identidad visual hasta plantillas y aplicaciones tanto en formato digital como impreso. También incluimos multimedia y email marketing personalizado, antes, durante y después del evento. La estrategia se desarrolló en colaboración con un equipo de organización de eventos y un equipo de desarrollo web.

Acciones clave:
Participamos en la concepción del evento, definiendo la temática, creando la identidad visual, y desarrollando la base de datos de los afiliados. Creamos plantillas de diseño en Canva y colaboramos estrechamente con el cliente conforme se liberaba información y se concretaban participantes y patrocinadores. También diseñamos productos audiovisuales en todas las etapas del evento, gestionando los tiempos de entrega para cumplir con los plazos establecidos.

Resultados obtenidos:

Impacto directo:
El congreso logró un gran reconocimiento entre asistentes y no asistentes, así como entre afiliados al colegio y profesionales interesados en afiliarse. Se proyectó una imagen de renovación e innovación, especialmente valiosa tras un periodo de inactividad presencial debido a la pandemia, según los comentarios de los participantes.

Engagement:
Las redes sociales del evento, del colegio y del presidente mostraron un incremento en la interacción, lo que también facilitó la renovación de suscripciones de afiliados y la atracción de nuevos patrocinadores que no se habían contemplado inicialmente.

Conversiones:
Si bien no fuimos responsables directos de la asistencia, observamos una excelente convocatoria en el evento y la una percepción de los asistentes de una experiencia inolvidable que reposiciona la marca, además resultado de la estrategia de mail marketing, en palabras de los organizadores, logramos activar la base de datos, recuperando registro de afiliados y participación activa de patrocinadores.

Lecciones o puntos clave:

Éxito clave:
La clave del éxito fue la comunicación y colaboración estrecha con el cliente, el diseño temprano de la experiencia del evento, la activación de la base de datos, y la gestión efectiva de los tiempos de entrega. La creación de experiencias a lo largo de cada fase—pre-evento, evento y post-evento—fue fundamental.

Otro punto clave fue proveer al cliente de elementos que le permitieran vender el plan de marketing como un incentivo de participación para los patrocinadores, gracias al alcance y la difusión logrados.